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誰もが知っておきたいビジネスメールの基本【送信欄編】

現役社会人もこれから社会人になる人も、絶対に知っておかなければならない「ビジネスメール」の基礎知識。この記事のチェックリストを網羅できれば、あなたのメールはビジネスで通用します! 今あなたが送ろうとしているそのメール、もしくは普段送っているメールと照らしあわせてみてください。

ビジネスメールはこんな風に使う!

社会人になって仕事を始めると、携帯やスマホのメールはあまり使わず、会社から支給されたパソコンのメールアドレスを主に使用する機会が多くなります。これがビジネスメールです。

仕事を進める上で、メールは便利なのでついつい多用しがちになるのですが、使うべき場面や作法を誤ると相手先に迷惑をかける、仕事の成果に対し悪い影響が及ぶといったこともありえます。まずは使うべき場面における基本のチェックリスト4項目です。

□連絡手段としてメールが最適ですか?

メールは確かに便利ですが、いつも最適な手段というわけではありません。

例えば、すぐに相手と話す必要がある場面(確認やお詫びなど)は、対面や電話のほうがいいはずです。都度、最適なコミュニケーションを選択できるようにしましょう。

 □急ぎの用件ではないですか?

メールは相手の状況に関わらず一方的に送ることができます。しかし、そのメールを相手がすぐに読んでくれるとは限りません。緊急の用件のときには向いていないと考えましょう。

 □重要な件の場合、直接確認を入れていますか?

迷惑メール行きなど、相手側に何らかのトラブルがあり、メールが届いていない場合もありえます。重要な案件ほど電話などで相手に直接一報を入れるなどの工夫をしましょう。

 □複雑な場合、メール以外の手段も使っていますか?

メールがあまりに長文になると読みにくく、細部が伝わりにくくなってしまいます。
複雑な用件の場合は、メールをベースに直接会話する機会もつくりましょう。

続いてはメールを書く際に気をつけたい点について順を追ってご紹介。
まずは「送信欄」についてです。

最初に相手に伝わる情報。送信欄は大切!

実際のビジネスシーンにおいて、相手のメールボックスで最初に表示されるのは最上部にある送信欄の情報です。みんなあまり意識していない分、気遣いで差別化できる場所とも言えます。宛先、件名、添付書類、それぞれ自分はできているかチェックしてみましょう。

宛先

□メールアドレスだけじゃなく相手の社名・名前・敬称も入れていますか?

自分が登録している宛先名は相手のメールでも表示されます。
社名や名前を入れるのは当たり前、敬称まで入れるとワンランク上の気遣いになりますね。

□宛先(To)・CC・BCC の違いを理解していますか?

一般的なメールソフトの場合、宛先には3つの区分があります。
これらの違いを押さえましょう。

宛先(To):必ず知らせたい相手
CC:参考までに知らせたい相手(返信しなくていい人)
BCC:参考までに知らせたいが、宛先やCCの人には知られたくない相手

たまに「とりあえず誰でもCCに入れてしまう」方がいますが、不要なメールが届くことは相手にとって迷惑です。また、互いに面識のない複数の人にメールを送る場合は、必ずBCCに入れましょう。

ToやCCに入れると相手が望まない形で個人情報の漏洩に繋がってしまいます。

件名

□本文内容の見出しであることを意識していますか?

件名は本文の見出し扱いとします。本文の内容が簡潔にわかる件名にしましょう。
間違っても「こんにちは!」などの件名にはしないように。

添付書類

□メール内容を補足する資料を添付していますか?

メールの内容を、受信した人が理解しやすく、わかりやすくするために、必要だと思われる資料などを添付しましょう。

□データ容量に留意していますか?

あまりに大きな容量の添付資料は先方に多大な迷惑をかける可能性があります。
目安としては2MB以下。それ以上の場合はクラウド型のファイルストレージサービスを使うなどの工夫をしましょう。

 □添付忘れはありませんか?

そんなのあり得ない!と思うかもしれませんが、添付忘れミスは誰もが一度は経験します。
送信前に必ずもう一度確認しましょう。

今回ご紹介したマナーを実践すると送信欄はこのようになります。

送信欄だけでも気をつけるべきことがこれだけたくさんあります。

次回は「誰もが知っておきたいビジネスメールの基本【本文編】」。本文編では、基本的な定型文に加え、周りと差がつくひと手間もご紹介します。

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