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誰もが知っておきたいビジネスメールの基本【本文編】

前回はビジネスメールの用途と上部の「送信欄」についてまとめました。

今回はいよいよメインの「本文編」。メッセージをやり取りする上で気をつけるべき点をご紹介します。誰もが知っておきたいビジネスメールの基本【送信欄編】と合わせてチェックしてくださいね。

本文の冒頭にはいくつかの決まり事がある

□すべて画面の左端から書き始める

手紙とは異なり、ビジネスメールでは行頭を一文字空ける必要はありません。

□本文の最上部は「相手の社名・部署名・肩書き・名前」

本文の最上部は1行目に社名。2行目に部署名を。3行目に肩書きと名前を書くのが一般的。
社名は正式な名称で。略名や(株)などの使用は避けてください。役職名(社長・部長など)の後ろに「さん」や「様」をつけてしまう方がたまにいますが、役職名には敬称が含まれているため「二重敬語」となりますので気をつけましょう。

□書き出しに一工夫加えると好感度アップ!

「お世話になっております」から始めるのが一般的。頭語や時候の挨拶(拝啓・敬具など)は不要です。一工夫として相手の名前を呼びかけるように書くと、より好印象になります。

□社名と名前を名乗る

長い前置きは要りません。簡潔に自分の社名と名前を名乗りましょう。

内容を読みやすくデザインしよう

□文章は区切って読みやすく

一行あたりの文字は25〜35文字程度を目安にし、できれば2~3行、長くても5行程度の意味のまとまりで一段落としましょう。段落と段落の間は1行空けて読みやすく。

□全体で意識すべきは5W2H

内容全体は5W2Hを意識して簡潔にまとめましょう。

一般的には5W1H(いつ・どこで・誰と・なぜ・何を・どのように)が有名ですが、ビジネスシーンではここにもう一つのH(How Much・いくら)という要素が必要になります。

□箇条書きをうまく使おう

日時・場所などの事実要素は一目で理解しやすいように、 箇条書きにすると読みやすくなります。記号を使う際は「文字化け」しないものを使用します。

□クッション言葉を活用しよう

相手に伝えにくいことを伝える際に言葉の前に添えて使う「クッション言葉」。
代表的なものは「大変恐縮ですが」「お手数ですが」「せっかくですが」など。
上手く活用する事で直接的な表現を避けられ、丁寧で優しい印象を相手に与えられます。

□本文の結びは「簡単な挨拶」と「自分の名前」で

結びは「よろしくお願い致します」など、簡単な挨拶の言葉で締めくくりましょう。
文章を書き終えたら、最後に自分の名前をフルネームで書きます。
なお、署名を設定している場合は最後に名前の記載する必要はありません。

□署名を入れる

メールの最後には署名をつける。会社名、部署名、住所、氏名、電話番号、メールアドレスなどを入れ、長くなりすぎないよう(10行以内)にしましょう。

□「重要度」機能は原則使わない

自分にとって重要でも、相手にとって重要とは限りません。
相手に「自己中心的」な印象を与えてしまう可能性があると心得ましょう。

返信時にも相手への気遣いを忘れない

□件名はできるだけ書き直そう

どのメールに対しての返信かを明確にするため、相手が書いた件名は削除せず、自分の件名を書き加えると良いでしょう。

□「Re:」は重ねない

返信メールの場合、自動的に件名に「Re:」のマークがつきます。
何度かやり取りした際に「Re:」が多くなりすぎると見にくいので、これらは毎回整理し 「Re:」は一つだけにしておきましょう。

□メールの返信はなるべく早く

どれだけ早く返信するかによって相手の仕事の進行が変わります。
もしすぐに返信できない時でも「後ほど返信します」という旨の一文を添え、取り急ぎメールを確認したことを先に知らせておきましょう。

その他よくあるマナー違反をまとめてチェック!

□顔文字・(笑)などの記号を使う

友達同士ならまだしも、ビジネスシーンでは原則NGです。

□命令や督促など上から目線の言葉遣い

「締切厳守・大至急・指示命令形全般(~すること)」などの言葉は文字だけのメールではよりきつい印象で相手に伝わるので要注意です。

□報連相の全てをメールでおこなう

一言話せば済むようなものまでメールで送るのはやめましょう。
かえって確認や案件の進行が遅くなります。

ご紹介したマナーを実践すると本文はこのようになります。

相手への思いやりとリアルコミュニケーションを大切に

 メールは便利なツールではありますが、どれだけ文章が上手い人でもメールで感情や背景等、全ての情報を伝えるのは難しいものです。文字だけのコミュニケーションだからこそ、相手の目線になって考え、思いやりを大切にしましょう。

また、人間関係の基本はあくまで直接のコミュニケーションです。

すべてをメールに頼るのではなく、対面や電話などリアルなコミュニケーションを場面に応じて使い分けることが仕事を進める上で重要です。

誰もが知っておきたいビジネスメールの基本【送信欄編】も合わせて読んで、ビジネスメールを作成する際に役立ててくださいね。

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