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いくつできていますか?周囲と差がつくビジネスマナー記事まとめ

社会人になって仕事をする上では社内外問わずたくさんの人たちとコミュニケーションを取る必要があります。電話やメールなどは学生時代でも使うことがありますが、ビジネスシーンで使う際には知っておきたいマナーがいくつもあります。

マカラボでは仕事の場面で使う機会の多いツール、電話とメールのマナーをご紹介しています。
今回は特に大切なポイントをピックアップしてまとめました。

1、これで準備も取り次ぎもバッチリ。固定電話の応対マナー

社会に出ると就職・起業問わず、誰もが向き合うことになるのが「電話対応」。
ビジネスシーンにおいて電話応対は、会社自体の印象を左右するほど重要なものです。
基本的なマナーをぜひ押さえておきましょう。

・電話を取る前にまずは準備が大切
→手元にメモ、筆記用具を用意する、原則2コール以内に電話を取る、「もしもし」はNGなど

・何事も「うやむや」にしないこと
→後から担当者に正しく情報が伝わらずトラブルになる可能性がある

・宛先の担当者不在時には「相手の意向を伺う」のを忘れないこと
→あまり待たせすぎず「折り返し」をするなど相手への配慮も忘れずに

・情報管理に留意し、余計なことを伝えない
→社外の人に対して個人の予定や情報などをうっかり伝えないように注意

・伝言をする際は「5W2H」を意識し、具体的にわかりやすく
→メモを置いた際は必ず追って本人に直接メモを見たか確認!

【詳しい記事はこちらから】
準備編 https://maka-lab.com/telephone01/
取り次ぎ編 https://maka-lab.com/telephone02/

2、使う場面が多いだけ気をつけたい! 携帯電話のマナー

今や1人に1台以上持っているのが当たり前の携帯電話。
ビジネスの場面で使う際には、学生時代とは違い、気をつけなくてはならないことがいくつかありますので社会人になる前に基本を押さえておきましょう。

・携帯電話は「個人情報の集合体」
→紛失や盗難に注意。携帯電話番号の取り扱いは自分はもちろん、相手から聞く際にも配慮を忘れずに

・かける際に大切にしたい「相手への配慮」
→会話が伝わらなくては意味がない。電波状況やかける場所、タイミングなどを留意

携帯電話は便利なツールですが便利であるからこそ、使うべき場面を見極める必要があります。
周囲に会話が聞こえることなどに留意して、あくまで固定電話の補助として使いましょう。

【詳しい記事はこちらから】
https://maka-lab.com/smartphone01/

3、誰もが知っておくべきビジネスメールの基本

社会人になって仕事を始めると、携帯やスマホのメールはあまり使わず、会社から支給されたパソコンのメールアドレスを主に使用する機会が多くなります。これがビジネスメールです。

仕事ではメールを多用しますが、使うべき場面や作法を誤ると相手先に迷惑をかける、仕事の成果に対し悪い影響が及ぶといったこともありえるので注意が必要です。

・伝えたい用件にメールが適しているのか考える
→急ぎの件には向いていない場合、重要な件や複雑な件の場合はメール以外の手段でも確認する

・「送信欄」は最初に相手に伝わる情報
→みんなあまり意識していない部分なだけに、気遣いで差別化できる

・本文の冒頭にはいくつかの決まり事がある
→手紙との違い、書き出しのルールなどに気をつける必要がある

・内容を読みやすくデザインしよう
→全体的に意識すべきは5W2H、箇条書きやクッション言葉などを用いて相手に読みやすく

・返信時にも相手への気遣いを忘れない
→返信をなるべく早く返すことで相手の仕事も早く進む

【詳しい記事はこちらから】
送信欄編 https://maka-lab.com/businessmail01/
本文編 https://maka-lab.com/businessmail02/

電話やメールの基本的なマナーを押さえることは大事です。しかし前提として、人間関係の基本はあくまで直接のコミュニケーションです。すべてをメールなどのツールに頼るのではなく、リアルなコミュニケーションを場面に応じて使い分けることが仕事を進める上で重要ですね。

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