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全部できていますか?仕事における正しい携帯電話マナー9項目

今や子どもから大人まで1人1台以上持っている携帯電話。

でも社会人になってビジネスの場面で使う際には、学生時代とは違い、気をつけなくてはならないことがいくつかあります。今回はビジネスシーンでの携帯電話マナーについてまとめました。

社会人の皆さんもあらためて振り返ってみてくださいね。

携帯電話は「個人情報の集合体」

ビジネスシーンでは社内・社外問わずたくさんの人との繋がりで仕事を進めていきます。
互いに連絡を取り合う場面も多いだけに、携帯電話の特性を理解してやり取りをする必要がありますね。

まずは通話をする前の基本的なマナーです。

1、紛失に注意する

携帯電話はどこでも持ち歩けるがゆえに、紛失しやすいものでもあります。
取引先の電話番号・担当者名など大切な情報が保存されているので紛失に注意しましょう。
必ずロックをかけて、万が一紛失した場合でも情報が漏れないように対策を。

2、気安く携帯番号を聞かない

携帯電話は直接担当者同士がやり取りできる連絡に便利なツールではありますが、気安く電話番号を聞くのは控えましょう。携帯にかけてよいのは、先方の名刺に携帯番号が記載してある場合や、先方から「連絡はこちらにお願いします」と指定された時だけ。

それ以外の場合は会社の固定電話にかけるのが基本マナーです。

3、他人の携帯番号の取り扱いに注意

お客様や取引先から上司や同僚の携帯番号を教えてほしいと言われた際には、本人了承がない限りは教えないのが原則です。丁寧にお断りし、緊急の場合はこちらから担当者に連絡し、折り返し連絡をするように伝えます。

4、商談やミーティング時は電源オフ

会議や商談など、ミーティングの際にはその前にあらかじめ携帯電話の電源を切っておくのが原則。やむを得ない場合は「マナーモード」や「サイレントモード」にした上で、留守番電話を設定しておくなどの対応を事前にし、緊急案件じゃない限りは電話に出ないようにしましょう。

かける際に大切にしたい「相手への配慮」

続いて携帯電話で通話する際のマナーをまとめました。
全ての項目に共通するのは「相手への配慮を忘れない」ということですね。

5、電波状況に注意する

周囲の環境や電波状況などによっては通話が困難となり、相手に不快感を与えてしまう場合もあります。かける前に電波状況に問題がないかを確認してからかけるようにしましょう。
また、先方からかかってきた際に電波状態が悪い場所にいた場合には「○分後におかけ直ししてもよろしいですか?」と断りを入れて改めてかけ直しをしましょう。

6、かけるタイミングに配慮する

先方の会社の始業~終業時間に合わせてかけるのが基本です。
早朝や深夜、休日にかけるのはマナー違反。昼休みがわかっているならその時間帯も避けるなど相手への配慮を忘れないように。また、緊急の用件以外はメールで連絡をするか、日をあらためましょう。

どうしても急いで連絡しなければならない時は「朝早くに・夜分遅くに申し訳ありません」などと一言を添えるようにすると良いですね。

7、番号通知設定を確認する

携帯電話からかける場合、設定が「非通知設定」になっていないか確認しておきます。
非通知設定になっていると相手側に「非通知」と表示され、いたずらや迷惑電話と勘違いされることもあります。こちらの番号を相手が知らなくても、番号を通知してかけるようにしましょう。

8、電話がつながった時には相手の状況を確認

携帯電話がつながったら、自分の名前を名乗り「今、お話してもよろしいでしょうか」と、相手が話せる状況か確認してから用件に入りましょう。もし話せる状況ではなく、かけ直してほしいと言われたらその指示に従います。

9、使用する場所・話す用件を考える

街中や飲食店など不特定多数の人がいる場所で通話する際は、話す内容に留意しましょう。
重要な用件・金銭や取引内容に関しては機密情報が外に漏れてしまう可能性があるため、携帯電話を使わないのが原則です。大切な話は社内からか、固定電話を使って話すようにしましょう。
また、会話内容が機密情報じゃない場合でも、大声で話す、歩きながら話す、電車などの公共交通機関で話すなど、周囲に迷惑になる行動は控えましょう。

まとめ

携帯電話の基本的なマナーのポイントは以下の通りです。

・携帯電話はあくまで固定電話の補助的役割
・機密情報のかたまりであることを理解する
・時間や場所、相手の状況などに配慮する

携帯電話は便利なツールですが便利であるからこそ、使うべき場面を見極める必要があります。
周囲に会話が聞こえることなどに留意して、あくまで固定電話の補助として使いましょう。

また話す時以外にも、必要に応じてマナーモードへの設定や、電源を切るなど周囲や相手への配慮を忘れずに。お互いにマナーを守ることで円滑に仕事を進めていけたら良いですね。

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